I Sverige använder vi oss av något som kallas dubbel bokföring. Det innebär att man alltid bokför en affärshändelse på två bokföringskonton.
Man brukar säga att varje konto har två sidor - en som kallas debet och en som kallas kredit. När en transaktion bokförs på debetsidan säger man att man "debiterar" kontot och när transaktionen bokförs på kreditsidan säger man att man "krediterar kontot".
Varje transaktion ska alltid debiteras på ett eller flera konton och krediteras med samma belopp på ett eller flera konton. Med denna metod ser man både vart pengarna kommer ifrån och vart de tar vägen.
En inbetalning av en kundfordring till Plusgirot bokförs på följande sätt:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1920 | Plusgiro | 5 000,00 | |
| 1510 | Kundfordringar | 5 000,00 |
Det finns fyra typer av konton - tillgångar, skulder, intäkter och kostnader. Den första siffran i kontot avslöjar vad för typ av konto det är.
För att veta när ett konto ska debiteras respektive krediteras kan man ta hjälp av denna tabell:
| Typ av konto | Kontonummer | Ökar eller minskar? |
|---|---|---|
| Ett tillgångskonto | (1XXX) | Ökar i debet och minskar i kredit |
| Ett skuldkonto | (2XXX) | Minskar i debet och ökar i kredit |
| Ett intäktskonto | (3XXX) | Minskar i debet och ökar i kredit |
| Ett kostnadskonto | (4XXX-7XXX) | Ökar i debet och minskar i kredit |
I exemplet ovan ser vi att kontot för Plusgiro 1920 börjar på 1XXX. Enligt tabellen är det ett tillgångskonto. Vi vill alltså öka Plusgirokontot med 5000kr eftersom en kund gjort en insättning på kontot. Vi ska alltså debitera kontot för att öka saldot på kontot. Samtidigt måste vi kreditera samma belopp på ett annat konto för att visa vart pengarna kommit ifrån. Här ska kontot för Kundfordringar minska med 5000kr eftersom en kund betalat av en skuld. Även detta konto är ett tillgångskonto och ska enligt tabellen krediteras för att minska.