I Kapitas så kan du ladda upp filer som sparas med verifikationen (bokföringsposten). Det innebär att du kan digitalt spara dina verifikationer (kvitton, fakturor, kontoutdrag etc.) i stället för att ha dem i pappersform i pärmar.
Nedan följer ett antal frågor och svar kring digital arkivering av underlag.
Vi rekommenderar att du för varje verifikation du skapar i Kapitas laddar upp det underlag som tillhör verifikationen. Du gör det i vyn för Ny verifikation. Du ska även spara det på en annan trygg plats som har en backup.
Det innebär att du har minst två platser, helst tre, där underlagen sparas. Fördelen med Kapitas är att det blir lätt för andra att få åtkomst till underlagen, du själv kan snabbt se vad som låg till grund för verifikationen och att vi sparar alla filer hos två olika leverantörer för extra trygghet.
Den ska sparas i 7 hela år efter det år där räkenskapsåret slutade. Vissa dokument, t.ex. avtal kan behöva sparas längre tid då avtal ska sparas i 7 år efter att avtalet har upphört att gälla.
Ett exempel: Ett företag avslutar sitt räkenskapsår 2025-06-30. Det innebär att kalenderåret slutar 2025-12-31. Då följer att underlagen ska sparas till minst 2032-12-31.
Du får överföra ett papper till digitalt format via scanning eller fotografering om det inte finns någon risk för att informationen förändras eller försvinner.
Det innebär i praktiken att efter fotografering så ska man kunna utläsa all information och tydligt se informationen från den digitala bild som sparas. Är det svåra skuggor eller annat som gör att informationen blir svårläst så bör man ta om bilden på ett bättre sätt.
När digitaliseringen är utförd med god kvalitet så får man kasta pappersunderlaget.
Bokföringslag (1999:1078)
7 kap. Arkivering av räkenskapsinformation m.m.
1 § Räkenskapsinformation ska bevaras i
- vanlig läsbar form (pappershandling), eller
- annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel (elektronisk handling) och som kan tas fram i en pappershandling genom en omedelbar utskrift.
2 § De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bevarandetid).
6 § Ett företag får förstöra pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation, om räkenskapsinformationen överförs till en annan pappershandling eller elektronisk handling. Handlingarna får dock endast förstöras om överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.
Läs mer