Ändringsverifikation

Ibland blir en verifikation felaktigt bokförd. Bokföringsposten ska då rättas. Rättelse kan ske genom en ändringsverifikation.

Du skapar en ändringsverifikation genom att gå in på den felaktiga bokföringsposten och därefter klickar på Ändringsverifikation. En mall skapas då enligt alternativ 1 (se nedan).

Bokföringsnämnden har reglerat bort möjligheten att använda sig av direkta ändringar och strykningar. Ändringar måste ske genom ändringsverifikationer. Se BFNs vägledning för mer information.

Namnet ändringsverifikation kan vara missvisande. En ändringsverifikation ändrar inte den felaktiga verifikationen på något sätt.

Den felaktiga verifikationen kommer alltid finnas kvar oförändrad. Ändringsverifikationen är bara en ny verifikation som har en länkning till den felaktiga bokföringsposten.

Ett bra sätt att mentalt se på hur en ändringsverifikation fungerar är att tänka sig att konteringarna i ändringsverifikationen läggs till på slutet efter den felaktiga bokföringspostens konteringar. Den felaktiga bokföringsposten samt ändringsverifikationen blir en.

Vi rekommenderar att man använder sig av alternativ 1 nedan i möjlig mån.

Exempel (felaktig insättning)

Händelse: 500 kr tas från kassan och sätts in på Plusgirot

Felaktigt bokförd verifikation

Fel: Skulle ha bokförts mot Plusgiro men råkade bokföras mot Bankgiro

Alternativ 1 (Rekommenderat): Kvittande ändringsverifikation

Skapa en Ändringsverifikation enligt

Därefter skapar du en ny verifikation

Vi ser att denna ändringsverifikation "nollar/kvittar/återställer" den ursprungliga verifikationen i det att den bokför allting tvärtom. Det blir som att man tar bort effekten i bokföringen från den första felaktigt bokförda verifikationen, eller att man raderar den felaktiga bokföringsposten. Man lägger tillbaka pengarna i kassan och tar bort dem från Bankgirot. Efter detta måste en ny verifikation bokföras som avser det man ville göra ursprungligen. Genom det här sättet blir det tre verifikationer totalt (Felaktigt bokförd verifikation, ändringsverifikation och en ny verifikation).

Alternativ 2: Korrigerande ändringsverifikation

Vi ser att denna ändringsverifikation endast korrigerar det som är fel. Här flyttar man beloppet från Bankgirot till Plusgirot samtidigt som man låter kassan vara oförändrad (kassan var korrekt bokförd). Genom det här sättet blir det två verifikationer totalt (Felaktigt bokförd verifikation och ändringsverifikation)

I båda dessa fall kommer en ny verifikation skapas av ändringsverifikationen. Den felaktiga verifikationen kommer att finnas kvar i bokföringen och synas i rapporter men den blir samtidigt rättad av ändringsverifikationen.

Tänk på att lägga ändringsverifikationen på samma datum som den felaktiga verifikationen (om du upptäcker felet inom samma period) för att presentationen i rapporterna ska bli lättare att följa. Upptäcker du felet i en redan låst period så sker rättningen istället i den period som är öppen. Se BFNs vägledning för mer information.